باسمه تعالی

مقدمه

واحد بازرسی گاز در سازمانهای نظام مهندسی ساختمان که به عنوان محور فعالیتهای بسیار دقیق و مهم بازرسی و نظارت گاز در شهرهای کشور می­باشد، فعالیتهای مختلف، حجیم و دقیقی را عهده دار می­باشد.

ارتباط با مجریان گاز و بازرسان واجد صلاحیت، ارتباط دادن بازرسان و مجریان، نگهداری پرونده­های اطلاعاتی مجریان و بازرسان، محاسبات مالی کارهای بازرسی گاز، مدیریت دریافت هزینه­های بازسی گاز از مالک یا مجری و پرداخت حق الزحمه بازرس، پاسخگویی به بازرسان بابت کارهای بازرسی کار آنها، ارائه نامه تایید بازرسی گاز به اداره گاز، بایگانی اطلاعات پرونده­ کارهای نظارتی و ... از جمله فرایندهای کاری هستند که در این واحد عملیاتی می­شوند.

بی شک حجم بالای کار دستی و دقت قابل توجهی که محاسبات مالی این واحد در بردارد نیاز به استفاده از یک سیستم نرم افزاری قابل اعتماد، مستحکم و قابل انعطاف که در طراحی و تولید آن از روشهای مهندسی بهره­برداری شده باشد، را بسیار ضروری می­کند.

در این نوشتار سیستم اتوماسیون بازرسی گاز که توسط شرکت نرم ­افزاری آفاق با هدف ساماندهی فرایندهای این واحد تولید شده است ارائه می­شود.

این نرم افزار از بخش­های زیر تشکیل شده است :

·         زیر سیستم مدیریت پرونده اعضاء

·         زیر سیستم بازرسی گاز

·         زیر سیستم حسابداری

·         زیر سیستم مدیریت کاربران و تنظیمات

بخشهای بعدی این نوشتار به شرح این زیر سیستمها می­پردازد.

زیر سیستم مدیریت پرونده اعضاء

نگهداری اطلاعات مهم اعضاء که از ارکان سیستم محسوب می­شود، در این زیر سیستم درنظر گرفته شده است. امکانات ارائه شده در این زیرسیستم که با هدف نگهداری دیجیتالی پرونده­های اعضاء و ارائه به بخش­های دیگر پیش بینی شده است، عبارت اند از:

1-      ثبت مشخصات لازم برای تقاضاهای عضویت اولیه افراد و پشتیبانی از نتایج مراحل اولیه عضویت تا حصول نتیجه.

2-      ثبت اطلاعات کلیه مدارک تحصیلی اخذ شده توسط عضو (دانشگاه، رشته، مدرک و معدل)

3-      ثبت مشخصات مختلف پروانه اشتغال (رشته سازمانی، پایه طراحی، پایه نظارت، بازرسی گاز، کارشناسی ماده 27)

4-      ثبت تشویقات و تنبیهات عضو با هدف تأثیرگذاری در توزیع خدمات مهندسی

5-      ثبت جانشینی­های موقت و دائم عضو

6-      ثبت وضعیت­های مختلف برای عضو: منتقل شده، قطعی، مرحوم و ...

7-      ثبت تلفن­ها و آدرس­های مختلف عضو، شماره حساب، تصویر پرسنلی و ...

8-      ثبت احکام شورای انتظامی صادر شده برای عضو

9-      ثبت تصویری مدارک موجود در پرونده فیزیکی

10-   ارائه گزارش از پروانه­های اشتغال فاقد اعتبار.

11-   ارائه فهرست اعضا به تفکیک پایه­های نظارت و طراحی مندرج در پروانه و رشته سازمانی.

12-   ارائه انواع گزارشات مختلف از اطلاعات پرسنلی، سازمانی، مدارک تحصیلی، پروانه­های اشتغال، احکام شورای انتظامی و جانشینی­ها به صورت قابل انعطاف با امکان ترکیب AND و OR در شرایط گزارشات.

زیر سیستم بازرسی گاز

این زیر سیستم به عنوان هسته اصلی این محصول نرم افزاری نقش ایفا می­کند که قابلیتهای آن عبارتند از:

·         تنظیم پرونده مجریان

اطلاعاتی که در پرونده مجریان قابل معرفی می­باشد عبارتند از : مشخصات فردی، آدرس و تلفنهای تماس، تصویر پرسنلی، تصویر مهر و امضای مجری و نماینده وی.

·         تنظیم پرونده اطلاعاتی بازرسان گاز

تاریخ اعتبار پروانه، فعال یا غیر فعال بودن پروانه، ابطال یا عدم ابطال پروانه، روزهایی از هفته که بازرس مایل است به کار بازرسی مشغول شود، مناطقی که مایل است کار بازرسی کار در آنها انجام دهد، پیام سازمان به بازرس که در نامه­های به بازرس منعکس می­شود، پیام بازرس به مجری که در نامه­های به  مجری استفاده می­شود و ... .

·         ثبت تعرفه­های بازرسی گاز

امکان تنظیم تعرفه انواع کنتور به صورت تعرفه ­های پایه، بازرسی مجدد، مسیردهی، نوع لوله کشی، بیمه و علی الحساب. امکان تنظیم درصد سهم سازمان از بازرسی گاز. امکان نگهداری تعرفه دوره­های متعدد و زمان استفاده از آنها.

·         ثبت درخواستهای بازرسی گاز که از طرف مالک یا مجری به سازمان ارائه می­شود در قالب پروژه­های بازرسی گاز

·         ثبت مشخصات مالک واحدهای ساختمانی متقاضی بازرسی گاز شامل کد ملی، نام و نام خانوادگی و شماره تماس

·         ثبت مشخصات ملکی که قرار است کار بازرسی روی آن صورت بگیرد شامل پلاک ثبتی، آدرس و کد نوسازی

·         محاسبه مبالغ علی الحساب بازرسی گاز

·         امکان چاپ فیش بانکی مبالغی که بابت بازرسی گاز باید پرداخت شود

·         معرفی بازرس واجد صلاحیت برای کار بازرسی گاز

·         امکان چاپ نامه معرفی کار بازرسی به بازرس

·         امکان پخش کارهای بازرسی گاز پروژه­های بزرگ بین چندین بازرس با توجه به تعداد واحد کار

·         ثبت مشخصات لازم از نقشه­های بازرسی گاز ارائه شده توسط بازرس یا مجری

·         محاسبه مبلغ کل بازرسی گاز با توجه به نوع کنتور، تعداد واحد ساختمانی، بازرسی مجدد و مسیردهی

·         امکان انصراف بازرس یا مجری

·         امکان بازپس دهی مبالغ واریز شده به واریز کننده

·         محاسبه مبلغ بیمه لازم برای بازرس کار

·         چاپ نامه تاییدیه اداره گاز به ازای هر نوع کنتور

·         ثبت پرداخت فیش های پروژه در سیستم

زیر سیستم حسابداری

زیر سیستم حسابداری در واقع یک سیستم حسابداری است که امکانات عمومی حسابداری را در حد امکانات زیر دارد

• تنظیم اطلاعات دفاتر حسابداری در سه سطح کل، معین و تفصیلی.
• ثبت سندها و اقلام حسابداری.
• جستجو در اقلام ثبت شده حسابداری.
• گزارش از مانده­ی دفاتر.
• گزارش از ریز کارکرد دفتر.
• گزارش تراز در سطح کل و معین.
• گزارش ترازنامه.
• گزارش دفتر روزنامه.
• گزارش کارکرد دفاتر.

اتصال حسابداری و بازرسی گاز امکان منحصر به فرد و ویژه­ای را به وجود آورده است که سبب شده تا سندهای حسابداری لازم برای کارهای بازرسی گاز به طور خودکار با ثبت واریزی­های مربوط به بازرسی گاز در پرونده پروژه تنظیم و ثبت شوند. این امکان باعث شده تا خطاهای کاربری در تنظیم اسناد به صفر برسد. امکانات دیگری که در این راستا در سیستم وجود دارد عبارت است از :

·         تنظیم سرفصلهای حسابهای بانکی سازمان

·         تنظیم سرفصلهای حسابداری در آمد سازمان

·         تنظیم سرفصلهای حسابداری بازرسان گاز شامل درآمد بازرس و بیمه بازرس

زیر سیستم مدیریت کاربران و تنظیمات

این زیر سیستم که به منظور ثبت اطلاعات پایه و معرفی کاربران سیستم در نظر گرفته شده است از قابلیتهای زیر برخوردار است

·         معرفی کاربر جدید

·         تنظیم گروه­های کاربری

·         اعطای مجوزهای لازم دسترسی به کاربران

·         تنظیم ساعات حق دسترسی عضو به سیستم

·         تنظیم مشخصات فردی کاربر

·         ثبت تاریخ انقضای حق دسترسی کاربر

·         امکان فعال و غیر فعال کردن کاربر

·         تغییر رمز عبور توسط کاربر

·         تنظیم انواع حسابهای بانکی

·         تنظیم فهرست بانکها

·         تنظیم حسابهای بانکی سازمان

·         تنظیم فهرست شهرها، دانشگاهها و  رشته­های دانشگاهی

·         تنظیم مناطق بازرسی گاز

فواید استفاده از این نرم افزار

فوایدی که در استفاده از این محصول مترتب است عبارتند از :

·         مکانیزه شدن فرایندهای کاری بازرسی گاز

·         کاهش حجم کار دستی و افزایش بهره­وری پرسنل بازرسی گاز

·         دقت کامل در محاسبات مالی

·         کاهش حجم بایگانی­های کاغذی مورد نیاز

·         امکان یکپارچه شدن سیستم بازرسی گاز با سایر محصولات شرکت که برای سازمان نظام مهندسی تولید شده است.

·         هموار شدن امکان ارائه گزارشات مدیریتی در حداقل زمان

·         امکان پیگیری مستقل امور مالی و حسابداری سازمان از مبالغ واریز شده به حساب سازمان

·         کاهش قابل توجه خطاهای انسانی در ثبت اسناد حسابداری

مشخصات فنی محصول

• بهره گیری از تجارب موفق مطرح در RUP در مسیر تولید پروژه.
• استفاده از تکنیک لایه بندی در تدوین معماری نرم افزار.
• پیاده سازی شده در محیطVS.Net 2005 .
• استفاده از Sql Server 2000.